Docentes y teletrabajo: ¿cómo proteger la información docente? Opciones de cifrado

Docentes y teletrabajo: ¿Cómo proteger la información docente? Opciones de cifrado
Educadores | 28-Dic-2020
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Complementar las clases presenciales y a distancia está a la orden del día. Por eso, es importante no “bajar la guardia” y aplicar medidas preventivas también fuera del centro educativo para salvaguardar la información personal y la del alumnado, evitando accesos no autorizados.

Apoyarnos en las opciones que ofrecen las distintas herramientas con las que trabajamos a diario, para proteger la información propia y de los alumnos, puede ser más sencillo de lo que imaginamos. Por eso, en esta serie de artículos queremos poner a disposición de los educadores los pasos a seguir para hacer uso de ellas de manera fácil y práctica.

Tu rutina en ciberseguridad paso a paso

  • Utiliza opciones de cifrado

    A la hora de enviar y compartir documentos dentro de nuestra función educativa, ya sea a través de Internet (correo electrónico, almacenamiento en la nube, etc.) o memorias USB, es imprescindible hacerlo con seguridad para evitar el acceso no deseado a esta información. Esto puede ocurrir, por ejemplo cuando le llega por error un correo electrónico nuestro a otra persona, cuando por un fallo de seguridad alguien puede acceder a nuestras cuentas en la nube, o también cuando nuestros dispositivos caen en manos de otras personas, ya sea porque a estas tienen acceso los propios hijos o familiares, o por pérdida o robo. Al cifrar estos datos, estamos añadiendo una barrera más de seguridad. Dependiendo del sistema o programa que utilicemos, el proceso de cifrado será diferente.

    Una opción idónea para las tareas del profesorado es conocer las opciones de cifrado en sistemas operativos de uso general como Windows y macOS.

     

  • Tutorial para macOS

    En los ordenadores Mac podemos cifrar el disco duro de tal forma que, si físicamente nos quitan el disco duro, otra persona no lo pueda utilizar sin una contraseña de descifrado. También existen aplicaciones externas que nos ofrecen funciones de cifrado para documentos o dispositivos extraíbles.

    Ventana de Preferencias del Sistema

    Ventana de Preferencias del Sistema

    Para iniciar este proceso debemos dirigirnos a ‘Preferencias del sistema’ y seleccionar ‘Seguridad y privacidad’.

    Ventana de Preferencias del Sistema

    Ventana de Preferencias del Sistema

    Dentro de ‘Seguridad y privacidad’ seleccionaremos la pestaña ‘FileVault’ .

    Detalle de Preferencias del Sistema del FileVault.

    Detalle de 'FileVault' en 'Preferencias del Sistema'

    En la pestaña de ‘FileVault’ comprobamos que no tenemos activado el sistema de encriptación para el disco duro del sistema y procederemos a activarlo.

    Desplegable para solicitar cómo obtener clave de desbloqueo del disco duro.

    Desplegable para solicitar cómo obtener clave de desbloqueo del disco duro.

    Al activarlo, el sistema ofrece la posibilidad de crear una clave de recuperación para desbloquear el disco, o bien vincular dicha recuperación a la cuenta de iCloud. Recordemos que sin la contraseña de la cuenta y la clave de recuperación de FileVault, no se puede iniciar sesión ni acceder a los datos del disco.

    Desplegable de obtención de la clave de desbloqueo del disco duro.

    Desplegable de obtención de la clave de desbloqueo del disco duro.

    Al elegir la opción de clave física aparecerá la siguiente ventana.

    Detalle de Preferencias del Sistema del FileVault, proceso de cifrado.

    Detalle del proceso de cifrado de 'FileVault' en 'Preferencias del Sistema'

    Así comienza el cifrado del disco duro. En este punto, si trabajamos en un equipo portátil, el sistema pedirá la conexión a la corriente eléctrica para ejecutar esta acción.

    Detalle de Preferencias del Sistema del FileVault, cifrado activo.

    Detalle del cifrado de 'FileVault' en 'Preferencias del Sistema'

    Una vez que esté configurado el 'FileVault' y el disco duro cifrado, aparecerá un mensaje de confirmación.

    Para conocer más sobre el uso de FileVault, podemos apoyarnos en páginas como el centro de soporte de Apple, donde existe información acerca de esta herramienta.

    Si queremos cifrar unos archivos, crear un contenedor cifrado (un ejemplo común es un .zip) o una partición o discos duros cifrados, tanto extraíbles como fijos, podemos usar un software que puede ser comparable con el ‘BitLocker’ de Windows, como por ejemplo, ‘VeraCrypt’, que está disponible para los tres grandes sistemas operativos Windows, macOs y Linux.

     

    Ventana de asistente para crear un volumen o unidad de cifrado.

    Ventana de asistente para crear un volumen o unidad de cifrado.

    En esta opción elegiremos si queremos crear un contenedor encriptado o una partición o disco duro cifrado. Para este ejemplo encriptaremos un USB (con toda la información que contiene).

    Ventana de asistente para elegir el tipo de volumen.

    Ventana de asistente para elegir el tipo de volumen.

    Elegimos el tipo estándar para poder usarlo en otros dispositivos sin problemas.

    Ventana ver los volúmenes.

    Ventana para ver los volúmenes.

    Para poder ver los volúmenes disponibles para cifrar, debemos tener permiso de administrador, así que, una vez introducida la contraseña, seleccionaremos el disco duro a cifrar.

    Ventana elección de volumen.

    Ventana de elección de volumen

    Elegimos el USB drive y seleccionamos las distintas opciones de cifrado.

    Advertencia antes de crear un volumen cifrado.

    Ventana de advertencia antes de crear un volumen cifrado

    Antes nos saldrá una advertencia de cómo funciona la aplicación, importante para no perder información si es la primera vez que la usamos.

    Opciones de encriptación.

    Ventana de opciones de encriptación

    Una vez configuradas las opciones de encriptación, usaremos una contraseña para acceder al dispositivo.

    Selección de la contraseña el volumen cifrado.

    Ventana de selección de la contraseña el volumen cifrado.

    Una vez seleccionadas todas las opciones empieza el cifrado de la unidad USB extraíble.

    Proceso de cifrado de la unidad.

    Ventana del proceso de cifrado de la unidad

    Para conocer más sobre el uso de esta herramienta, podemos acceder a los servicios de ayuda que encontraremos en páginas oficiales, como la de VeraCrypt

  • Tutorial para Windows

    Para usar la herramienta BitLocker en Windows es necesario tener una versión de Windows 10 profesional o empresarial. Una vez arrancada la aplicación nos mostrará los discos duros en los que se puede usar BitLocker en su función de cifrado.

    Ventana de cifrado con bitlocker

    Ventana de cifrado con BitLocker

    Seleccionamos la unidad en la que aplicaremos el cifrado; en el ejemplo, una memoria USB externa.

    Ventana de cifrando unidad.

    Ventana del cifrado de la unidad

    Una vez configurado el cifrado, ‘BitLocker’ preparará la unidad seleccionada.

    Ventana de elegir contraseña para abrir la unidad cifrada.

    Ventana de elección de contraseña para abrir la unidad cifrada

    La herramienta pedirá una contraseña, escribiéndola directamente en el teclado o usando una tarjeta inteligente.

    Ventana de descarga una copia de la contraseña de cifrado

    Ventana de descarga de una copia de la contraseña de cifrado

    Siempre se ofrece una opción de recuperación, en el caso de perder u olvidar la contraseña. Es posible elegir dónde se van a guardar estos datos de acceso.

    Ventana de elección de cifrado

    Ventana de elección de cifrado

    A continuación, se solicita la “cantidad” a cifrar de la unidad seleccionada; es decir, si se desea cifrar la unidad entera o solo la parte utilizada.

    Ventana de elección del modo de cifrado

    Ventana de elección del modo de cifrado

    Dependiendo de si se trata de un disco duro interno o una unidad externa como una memoria USB o un disco duro externo, el siguiente paso será la elección del modo de cifrado.

    Ventana de iniciar cifrado

    Ventana de inicio del cifrado

    Cuando el proceso está listo se inicia el cifrado de la unidad extraíble.

    Ventana estado del cifrado

    Ventana del estado del cifrado

    Aparecerá esta ventana que indica que el cifrado se está llevando a cabo.

    Ventana de cifrado completo

    Ventana de cifrado completo

    Cuando se termine de cifrar la unidad de disco, el sistema mandará este mensaje al usuario.

    Sección de Este equipo con los dispositivos y unidades del PC

    Sección de Este equipo con los dispositivos y unidades del PC

    En el explorador de dispositivos aparecerá un nuevo icono en forma de candado sobre la unidad, indicando que está cifrada. De manera que, si conectamos esta unidad externa en otro ordenador se informará al usuario de que está protegida.

    Aviso de unidad con cifrado

    Aviso de unidad con cifrado

    Se mostrará esta ventana con la información de los discos disponibles y la memoria USB aparecerá con un candado cerrado.

    Sección de Este equipo con los dispositivos y unidades del PC

    Sección de Este equipo con los dispositivos y unidades del PC

    Ventana de contraseña para desbloquear una unidad cifrada

    Ventana de contraseña para desbloquear una unidad cifrada

    Si se intenta abrir esta unidad, nos pedirá la contraseña de desbloqueo.

    Podemos consultar más sobre el uso de esta herramienta, en páginas oficiales o servicios de ayuda, como el foro de Microsoft sobre BitLocker.

     

     

  • Cifrado de documentos

    Para la protección de datos, algunas aplicaciones de escritorio permiten estos procesos de protección por cifrado en los archivos que generan, como Word y Excel de Office.

  • Tutorial para macOS

    Podemos cifrar los documentos de Office tanto Word como Excel, para proteger su contenido y que no sea posible abrirlos, visualizarlos o editarlos sin una contraseña de descifrado.

    Cifrado en Word

    El cifrado de documentos en la aplicación Word de Office se realiza siguiendo estos pasos:

    Menú desplegable de Herramientas en la aplicación Office

    Menú desplegable de Herramientas en la aplicación Office

    En la aplicación Word, de Office, dentro del menú Herramientas seleccionamos ‘Proteger documento’.

    Ventana de “Protección con contraseña”

    Ventana de “Protección con contraseña”

    A continuación, se abrirá la ventana de configuración de la seguridad para el documento de Word actual.

    Cifrado en Excel

    El cifrado de libros en la aplicación Excel de Office se realiza siguiendo estos pasos:

    Menú desplegable de Herramientas en la aplicación Excel

    Menú desplegable de Herramientas en la aplicación Excel

    En el libro Excel al que queremos añadirle seguridad, abrimos el desplegable de ‘Herramientas’ dentro de la aplicación Excel y seleccionamos ‘Protección’.

    Ventana de configuración de seguridad de un libro Excel

    Ventana de configuración de seguridad de un libro Excel

    Se nos abrirá la ventana de configuración de la seguridad de un libro Excel, referido al archivo actual.

  • Tutorial para Windows

    En el caso de Windows, también podremos cifrar los documentos de Word y de Excel para proteger su contenido. Y de la misma manera que en macOS, nos pedirá una contraseña para poder abrir los archivos y acceder a su contenido.

    Cifrado en Word

    En la aplicación Word, de Office, el cifrado de documentos se realiza siguiendo estos pasos:

    Barra superior del Office

    Barra superior de Office

    Una vez abierto un documento de texto, es necesario acceder a la pestaña de ‘Archivo’.

    Barra lateral de ‘Archivo’

    Barra lateral de ‘Archivo’

    En el menú lateral de ‘Archivo’ entraremos en ‘Información’.

    Opciones de ‘Información’ en ‘Archivo’

    Opciones de ‘Información’ en ‘Archivo’

    Dentro de ‘Información’ seleccionaremos ‘Proteger documento’.

    Opciones de protección de un documento.

    Opciones de protección de un documento

    En esta opción tendremos la siguiente lista de opciones y seleccionaremos ‘Cifrar con contraseña’.

    Menú de introducción de clave de cifrado.

    Menú de introducción de clave de cifrado

    Una nueva ventana pedirá que introduzcamos una contraseña..

    Menú de verificación de clave de cifrado.

    Menú de verificación de clave de cifrado.

    Por último, deberemos verificarlo, repitiendo la misma contraseña.

    Barra superior del Office

    Opciones de ‘Información’ en ‘Archivo’

    Una vez introducida la contraseña, el documento queda marcado como protegido, y al intentar acceder, nos solicitará una contraseña para abrirlo.

    Menú de solicitud de clave de cifrado.

    Menú de solicitud de clave de cifrado.

    Cifrado en Excel

    El cifrado de documentos en Excel se realiza de forma similar a los documentos en Word, siguiendo estos pasos:

    Barra superior del Excel

    Barra superior del Excel

    Una vez abierto un documento es necesario acceder a la pestaña de ‘Archivo’.

    Barra lateral de ‘Archivo’

    Barra lateral de ‘Archivo’

    En el menú lateral de ‘Archivo’ entraremos en ‘Información’.

    Opciones de ‘Información’ en ‘Archivo’

    Opciones de ‘Información’ en ‘Archivo’

    En ‘Información’ seleccionaremos ‘Proteger libro’.

    Opciones de protección de un libro.

    Opciones de protección de un libro Excel

    En dicha pestaña aparecerá la siguiente lista de opciones y seleccionaremos Cifrar con contraseña’.

    Menú de introducción de clave de cifrado.

    Menú de introducción de clave de cifrado.

    Una nueva ventana pedirá que introduzcamos una contraseña..

    Menú de verificación de clave de cifrado.

    Menú de verificación de clave de cifrado.

    Por último deberemos verificarla, repitiendo la misma contraseña.

    Barra Lateral de Office

    Opciones de ‘Información’ en ‘Archivo’

    Una vez introducida la contraseña, el libro queda marcado como protegido, y al intentar acceder, nos solicitará una contraseña para abrirlo.

    Menú de solicitud de clave de cifrado.

    Menú de solicitud de clave de cifrado.

Como vemos, llevar a cabo pequeñas prácticas de ciberseguridad es una tarea sencilla y está al alcance de cualquier usuario. Estos pasos nos ofrecen la posibilidad de incrementar la seguridad, mejorando nuestra rutina de trabajo diaria, aportándonos una protección extra contra amenazas externas. Y recuerda, si tienes dudas, llama al 017, la Línea de Ayuda en Ciberseguridad de INCIBE.

 

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